Datenschutzhinweise

1. Zuständige Praxis

Die Praxis, die Ihnen einen Fragebogen oder öffentlichen Eingangsweg bereitstellt, bestimmt, welche Angaben für den jeweiligen Vorgang benötigt werden. Sie legt außerdem fest, welche berechtigten Mitarbeitenden die Eingänge bearbeiten und welche Informationen in das eigene Praxisverwaltungssystem übernommen werden.

Name der Praxis: [DURCH DIE PRAXIS ZU ERGÄNZEN]
Anschrift: [DURCH DIE PRAXIS ZU ERGÄNZEN]
Kontakt: [DURCH DIE PRAXIS ZU ERGÄNZEN]
Datenschutzkontakt: [GEGEBENENFALLS DURCH DIE PRAXIS ZU ERGÄNZEN]

[RECHTLICH ZU PRÜFEN/AV-VERTRAG: Rollenverteilung Praxis als Verantwortliche und Plattformbetreiber als Auftragsverarbeiter]

2. Aufgabe der Plattform

Die Plattform stellt die technische Infrastruktur zur Bereitstellung von Fragebögen, zur Übermittlung und vorübergehenden Speicherung von Eingängen, zur Bearbeitung durch die Praxis, zur PDF- und Textausgabe sowie zur automatischen Löschung bestimmter temporärer Vorgänge bereit.

Angaben zum Plattformbetreiber finden Sie im Impressum. Weitere Betreiber- und Datenschutzangaben sind rechtlich zu prüfen und bei Bedarf zu ergänzen.

3. Keine vollständige Patientenakte

Die Anwendung ist nicht als vollständige elektronische Patientenakte oder als führendes Praxisverwaltungssystem konzipiert. Informationen werden einzelnen Fragebögen, Anfragen oder Arbeitsvorgängen zugeordnet.

Nach dem Abruf kann die Praxis Angaben beispielsweise als PDF oder kopierbaren Text in ihr eigenes Praxisverwaltungssystem übernehmen. Für diese Kopien gelten anschließend die Datenschutz- und Aufbewahrungsregelungen der Praxis beziehungsweise des verwendeten Zielsystems.

4. Welche Angaben verarbeitet werden können

Welche Felder erscheinen, hängt vom konkreten Fragebogen oder Eingangsweg der Praxis ab. Verarbeitet werden können insbesondere:

Bei einem intern durch die Praxis gestarteten Fragebogen erfolgt die Zuordnung grundsätzlich über eine von der Praxis eingegebene Referenz und einen persönlichen Link. Name, E-Mail-Adresse oder Geburtsdatum sind für diesen technischen Basisablauf nicht erforderlich. Sie können jedoch Bestandteil des von der Praxis ausgewählten Fragebogens sein.

Bei öffentlichen digitalen Anfragen werden Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und das gewählte Anliegen erhoben. Bei Bewerbungsanfragen werden Name, E-Mail-Adresse, gewünschte Tätigkeit und gegebenenfalls eine Nachricht erhoben. Öffentliche Website-Formulare benötigen eine E-Mail-Adresse für den Bestätigungslink und können weitere von der Praxis ausgewählte Angaben enthalten.

5. Persönliche Links

Individuelle Links dienen als Zugangsschlüssel zu einem bestimmten Vorgang. Sie sind zeitlich begrenzt und werden nach erfolgreicher Übermittlung ungültig. Öffnen und beantworten Sie einen solchen Link nur, wenn Sie ihn von Ihrer Praxis erhalten haben. Vor dem Öffnen wird keine zusätzliche Identitätsprüfung durch Name oder Geburtsdatum durchgeführt.

6. Technische Speicherfristen

Der automatische Löschlauf ist täglich vorgesehen. Manuell in den Papierkorb verschobene Fragebögen werden zunächst nur ausgeblendet und sieben Tage nach dem Löschzeitpunkt physisch entfernt.

Patientenfälle und patientenbezogene Kommunikationsvorgänge werden spätestens 30 Tage nach ihrer Erstellung automatisch aus der aktiven Datenbank gelöscht. Dies gilt unabhängig vom Bearbeitungsstatus. Nach Ablauf der jeweiligen Frist können diese Vorgänge innerhalb der Plattform nicht wiederhergestellt werden.

Praxisaccounts, Rollen, Praxiskonfigurationen, Kataloge und organisatorische Prozessdaten ohne Patientenbezug bleiben bestehen, solange sie für den Betrieb der Praxis auf der Plattform benötigt werden.

[BETREIBERSEITIG ZU ERGÄNZEN: Fristen und Löschverfahren für Datenbank- und Hosting-Backups]

7. PDF- und Textausgabe

PDFs werden bei Anforderung dynamisch erzeugt und nicht als eigene Datei auf dem Server gespeichert. Heruntergeladene PDFs, kopierte Texte und in ein Praxisverwaltungssystem übernommene Angaben liegen anschließend außerhalb dieser Plattform und werden durch deren automatischen Löschlauf nicht entfernt.

8. E-Mail-Versand

E-Mail wird unter anderem für Bestätigungslinks, individuelle Fragebogenlinks und Rückmeldungen zu Anfragen verwendet. Der eingesetzte E-Mail-Dienst erhält dabei mindestens die Empfängeradresse, den Nachrichtentext und gegebenenfalls den persönlichen Link.

[BETREIBERSEITIG ZU ERGÄNZEN: tatsächlich eingesetzter SMTP-/E-Mail-Anbieter, Standort und Datenschutzinformationen]

9. Optionale sprachliche Textglättung

Berechtigte Praxismitarbeitende können vor Erstellung eines Fragebogenlinks eine optionale sprachliche Textglättung auslösen. Dabei wird der zusammengesetzte Nachrichtentext an OpenAI übertragen. Diese Funktion läuft nicht automatisch und ist für den übrigen Betrieb nicht erforderlich.

Der technische Ablauf übermittelt keine Patientenreferenz, keine Fragebogenantworten und keine aktiven internen Fragebogenlinks. Nachrichtentexte bestehen überwiegend aus festgelegten Bausteinen, können aber zusätzlich von der Praxis gepflegte allgemeine Infotexte und die Praxissignatur enthalten.

[RECHTLICH/BETREIBERSEITIG ZU ERGÄNZEN: OpenAI-Konfiguration, Vertragsgrundlage, Verarbeitungsbedingungen und mögliche Übermittlung in Drittländer]

10. Hosting und Datenbank

Für den technischen Betrieb werden Hosting- und Datenbankdienste eingesetzt. Dabei können unter anderem IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, Session-Cookie sowie die in der Anwendung gespeicherten Vorgangsdaten verarbeitet werden.

[BETREIBERSEITIG ZU ERGÄNZEN: tatsächlich eingesetzter Hosting- und Datenbankanbieter, Verarbeitungsorte und Unterauftragnehmer]

11. Rechtsgrundlagen und Rechte

[RECHTLICH ZU ERGÄNZEN: Rechtsgrundlagen für die jeweiligen Verarbeitungen, insbesondere für Gesundheitsdaten, E-Mail-Versand, Hosting und optionale Textglättung]

[RECHTLICH/BETREIBERSEITIG ZU ERGÄNZEN: anwendbare Betroffenenrechte, Kontaktweg, zuständige Aufsichtsbehörde und Beschwerdemöglichkeit]

12. Pilotbetrieb und Änderungen

Die Anwendung befindet sich in einer Pilot- und Entwicklungsphase. Funktionen und Datenverarbeitung können sich ändern. Diese Hinweise müssen bei technischen oder betrieblichen Änderungen entsprechend aktualisiert werden.